Para resguardar os colaboradores por conta do Covid-19, muitas empresas iniciaram uma corrida para implementar o modelo de trabalho home office, sendo um regime bastante comum para profissionais autônomos e freelancers em que os funcionários trabalham remotamente.
Porém, algumas empresas não estão preparadas para implementar o trabalho home office. Falta preparo tecnológico, não há computadores suficientes e nem regras para uso seguro das ferramentas digitais. Além disso, é preciso cuidar para não colocar as informações de clientes e dos próprios trabalhadores em risco.
Diante desse cenário, a demanda por notebooks explodiu. Empresas de locação de computadores estão trabalhando a todo vapor para dar conta da demanda. Mas a implementação do trabalho home office não é tão simples se resumindo apenas no uso de computadores.
Por isso, antes de instaurar o trabalho home office é preciso configurar ferramentas para que o colaborador mantenha o dia a dia normalmente como se estivesse na empresa com segurança. Veja a lista necessária a seguir.
Ferramentas necessárias para o trabalho home office
A ajuda de tecnologias é indispensável, desde as gratuitas até as disponibilizadas por seus fornecedores. Um destaque são os servidores em nuvem que permitem a distribuição de softwares e apps, sem necessidade de instalá-los em uma máquina. Sistemas de gestão on-line utilizam essa tecnologia.
No caso de armazenamento e edição de arquivos, agora é fundamental ir para a nuvem para garantir o acesso aos arquivos e sistemas corporativos. Em geral, estes sistemas são desenvolvidos para serem acessados de dentro das dependências da empresa.
A nuvem permite acessar arquivos e sistemas de fora do escritório, enquanto a maioria dos servidores e sistemas continuam dentro das empresas.
Ferramentas para armazenamento e edição de arquivos
G Suite
O G Suite é o pacote corporativo do Google que contém um conjunto de soluções de Cloud que ajuda a melhorar a operação de sua empresa. A ferramenta integra soluções de armazenamento e edição de arquivos e e-mail, disponíveis em qualquer lugar e de qualquer dispositivo. É fácil de usar, permite trabalhar sem conexão com os documentos já baixados e cumpre com todos os padrões de segurança. Preço: A partir de R$ 24,30 por usuário/mês.
Dropbox
Com o Dropbox você pode armazenar com segurança todas as pastas e arquivos da empresa e também definir quais serão os acessos dos usuários, ou seja, em cada pasta será definido quem poderá visualizar os arquivos e quem poderá fazer as edições. Além disso, você poderá também visualizar o histórico da conta e dos usuários, vendo assim como as informações da empresa estão sendo trabalhadas por cada membro do time. Preço: A partir de USD 19,99 por usuário/mês.
vBox
O vBox é um servidor de arquivos na nuvem que permite o armazenamento, gerenciamento e a edição de arquivos na nuvem, com uma implementação rápida, simples e segura. Além de oferecer as funcionalidades que todos as outras ferramentas possuem, o vBox possui políticas de armazenamento, acesso seguro e rápido e permite colaboração entre as equipes e clientes, com suporte com especialistas, datacenter no Brasil e possibilita que você possa gerar relatórios de acessos dos usuários.
A flexibilidade do vBox facilita a rotina de empresas desde usos mais simples – como a transferência de arquivos pesados, que era feita via FTP para evitar complicações com anexos de e-mail – até necessidades mais complexas, como, por exemplo, substituir totalmente um servidor de arquivos físico para uma plataforma em nuvem totalmente gerenciável. Preço: A partir de R$ 325,00 mês (Pacote com 5 usuários)
Ferramentas de videoconferências
Para as empresas cujos líderes precisam estar em contato constante com seus colaboradores, as ferramentas de videoconferência são as ideais. Entre elas podemos citar:
Zoom
O Zoom é um aplicativo de videoconferência que promove reuniões por vídeo entre duas ou mais pessoas. Permite ainda compartilhar tela pelo bate-papo. A versão básica é gratuita, porém limita um período de 40 minutos por reunião. Pode ser acessada em Windows, MAC e Linux, além de smartphones Android ou iPhone. Preço: A partir de USD 14,99 por usuário/mês.
Webex
O Webex é um sistema de videoconferência utilizado para treinamentos e permite compartilhamento entre os participantes e o apresentador, além da transmissão de áudio. A ferramenta permite bloquear reuniões para privacidade ou permitir que qualquer pessoa participe com facilidade. Preço: A partir de R$ 360,00 mês
PensoMail Zimbra
O PensoMail Zimbra vem ganhando espaço nos mercados nacional e internacional como uma alternativa personalizável, completa e com ótimo custo-benefício em relação a ferramentas como o G Suite e Office 365.
Por contar com protocolo WebRTC, permite que os usuários realizem a videoconferência sem sobrecarregar o servidor de e-mail, ajustando automaticamente a qualidade da chamada com base na largura de banda disponível, sendo a qualidade máxima em Full HD para vídeo e áudio.
Na demonstração abaixo, é possível ver toda as formas de comunicação corporativa do PensoMail Zimbra, com o uso de videoconferência. Preço: A partir de R$ 250,00/mês
Ferramentas que ajudam na organização das tarefas da equipe
Trello
O Trello é uma ferramenta colaborativa que ajuda na organização das tarefas da equipe. O sistema, bastante intuitivo, mostra quadros com as listas de tarefas separadas por cartões coloridos com prazos e objetivos definidos. A plataforma ainda oferece recursos de checklist. Preço: USD 9,99 por usuário/mês.
Runrun.it
O Runrun.it é uma ferramenta on-line de gestão do trabalho remoto, com recursos para gerenciar projetos e tarefas em equipe. Acessível por meio de navegadores, a solução permite criar listas de atividades colaborativas e hierarquizadas. Também possibilita compartilhar arquivos, agendar entrega de resultados e produzir vários tipos de relatórios. Preço: A partir de R$ 59,99 por usuário/mês.
KanbanFlow
O KanbanFlow é uma solução online, por meio do qual é possível criar uma lista de tarefas necessárias para a conclusão de um projeto. Cada membro da equipe recebe atividades do seu nicho profissional, com um prazo predeterminado para entregar. Inspirado no método japonês Kanban de gerenciamento de projetos, é semelhante ao Scrum. Preço: Gratuito, com recursos adicionais a partir de USD 5 por usuário/mês.
Ferramentas de comunicação e e-mail
As ferramentas de comunicação e e-mail também são fundamentais para o trabalho home office. Dentre as mais utilizadas no ambiente corporativo, destacamos:
Office 365
O Office 365 é uma suíte de aplicativos completa, que oferece além do e-mail Exchange, todos os softwares Word, Excel e PowerPoint de forma online. O serviço conta com e-mail, agenda, calendário, armazenamento e compartilhamento de arquivos e chamadas de vídeos. Possui versão para web e dispositivos móveis. Preço: A partir de R$ 23,60 usuário/mês (compromisso anual).
Google Suite
O G Suite é o pacote corporativo do Google que contém um conjunto de soluções de Cloud que ajuda a melhorar a operação de sua empresa. A ferramenta integra soluções de armazenamento e edição de arquivos e e-mail, disponíveis em qualquer lugar e de qualquer dispositivo. É fácil de usar, permite trabalhar sem conexão com os documentos já baixados e cumpre com todos os padrões de segurança. Preço: A partir de R$ 24,30 por usuário/mês.
PensoMail Zimbra
O PensoMail Zimbra vem ganhando espaço nos mercados nacional e internacional como uma alternativa personalizável, completa e com ótimo custo-benefício em relação a ferramentas como o G Suite e Office 365. No momento, é considerado o melhor provedor de e-mail para empresas, visto que suas vantagens frente aos outros players são claras.
Com o PensoMail Zimbra, além do serviço de de e-mail, com compartilhamento de contatos, agendas e documentos com segurança na nuvem pública e privada. Os usuários contam com antispam profissional Barracuda, chat e videoconferência e sincronização em tempo real via ActiveSync. Abaixo, é possível conhecer um pouco mais da solução. Preço: A partir de R$ 250,00/mês
Ferramentas de gestão de clientes e planejamento estratégico
Qualquer empresa precisa de muitos recursos quando falamos em relação a gestão de relacionamento com cliente e planejamento estratégico. Por isso, mesmo durante o trabalho home office, é preciso ficar atento às melhores ferramentas para garantir eficiência. Entre as melhores, destacam-se:
Salesforce
É considerada a primeira entre as ferramentas de gestão comercial a oferecer soluções totalmente integradas à nuvem. Seu uso tornou-se indispensável para os gestores que desejam administrar equipes de vendas, organizar tarefas operacionais e otimizar os resultados do empreendimento. Preço: A partir de USD 25,00 por usuário/mês (compromisso anual)
Pipedrive
É hoje em dia uma das ferramentas de gestão comercial mais usadas por pequenas equipes de vendas. Ela oferece site e suporte no idioma português e é uma ótima gerenciadora de pipeline de vendas. Tem uma interface leve e intuitiva. Preço: A partir de USD 12,50 por usuário/mês
PipeRun
É uma ferramenta brasileira de gestão do relacionamento com clientes (Customer Relationship Management) e com algumas funcionalidades diferenciadas. Entre elas, pipeline de vendas na metodologia Kanban, automação de atividades, tela de oportunidade de negócios e relatórios e métricas. Preço: A partir de R$ 319,60 por 4 usuários/mês.
Qual ferramenta escolher no trabalho home office?
O mercado oferece várias ferramentas corporativas para diversas funcionalidades. Mas, no caso de adoção de um modelo de trabalho home office para todos os colaboradores, o ideal é focar em poucas ferramentas, que sejam integradas e vitais para o negócio. Além disso, é muito importante ficar atento aos custos, pois grande parte das empresas que fornecem estas ferramentas cobram em dólar, o que no final pode encarecer muito o projeto.
Se você tiver alguma dúvida, lembre-se de que o time da Penso Tecnologia pode ajudar a escolher as melhores opções para sua empresa, não importa onde o colaborador esteja.
