O advogado moderno tem como sua aliada a tecnologia para realizar uma série de atividades. Ele precisa otimizar o seu tempo, que é cada vez mais valioso e escasso, organizar sua rotina e estar online todo o tempo para atender solicitações de clientes e estar atualizado com o que acontece nos processos.
Um dos principais objetivos de um escritório de advocacia é a busca por modernização, e é cada vez mais difícil encontrar escritórios que ainda baseiam sua atuação em documentos físicos, pastas, papéis etc. Na medida em que diminui o uso de papéis, aumenta a demanda por tecnologia – o celular tornou-se o melhor amigo do advogado, e toda a rotina de administrativa e de processos do escritório de advocacia está centralizada em soluções tecnológicas.
A tecnologia é um fator estratégico para o escritório de advocacia que deseja tornar-se mais ágil e competitivo, e o aumento no uso de novas tecnologias, como softwares e celulares, aumenta a necessidade de uma retaguarda de TI, como ocorre em qualquer outro segmento de empresa.
Além das tradicionais redes de computadores com acesso à internet, que é premissa básica para qualquer empresa, existem alguns recursos que podem fazer a diferença. Confira abaixo uma lista que fizemos de tecnologias que podem aumentar a produtividade de advogados e a rentabilidade de escritórios de advocacia:
Software jurídico
Realidade na maioria dos escritórios de advocacia, o software jurídico existe para gerenciar um escritório de advocacia como um negócio. Além de gerir a rotina jurídica, como o dia-a-dia dos processos, cadastros de advogados, clientes etc, um software jurídico bem cotado ainda realiza a gestão administrativa, permitindo ao escritório de advocacia controlar despesas, faturar clientes, controlar fluxo de caixa, entre outras funções.
Automação de andamentos e publicações
Os bons softwares jurídicos possuem esse recurso, mas também é possível encontrar tecnologias a parte. A tecnologia de ‘push de andamentos’ automatiza o trabalho de consultar os sites dos diferentes tribunais para obter atualizações de diferentes processos – o que consumia um tempo muito significativo do advogado. O mesmo pode ser utilizado para as publicações dos Diários Oficiais.
Vídeo conferência
Muitas reuniões presenciais podem ser evitadas com tecnologia de vídeo conferência. Uma reunião entre filiais, por exemplo, demanda descolamento de várias pessoas, o que despende custos com viagem, hospedagem e alimentação, além do tempo que é perdido em trânsito. É possível obter um ambiente de vídeo conferência com um simples computador com acesso a internet (neste caso, uma boa banda de internet ajuda), microfone e webcam. Existem várias opções de software para esse fim, algumas bem acessíveis.
Mobilidade
Não apenas o celular para fazer e receber chamadas, mas ter um dispositivo que possibilita acessar as informações de clientes e processos ajuda e muito na rotina do advogado, que passa boa parte do seu tempo se locomovendo entre clientes, fóruns, tribunais e outros compromissos. O tablet também pode ser um aliado do advogado, pois permite ainda realizar anotações, acessar informações com mais facilidade e até redigir peças.
Um ponto importante, quando falamos em mobilidade, é levar em consideração a escolha de um software jurídico que possibilite o acesso via dispositivos móveis.
Backup e Contingência
As informações do escritório de advocacia podem ficar armazenadas em servidores do próprio escritório, ou até mesmo no ambiente de um terceiro. Em ambos os casos, é essencial possuir uma solução de backup que realize a cópia dos dados e informações diariamente para recuperação em caso de imprevistos. Tão importante quanto o backup é um plano de contingência com redundância de equipamentos com missão crítica como, por exemplo, o computador de um dos sócios que não pode ficar horas esperando a manutenção caso seu computador apresente problemas.
E-mail gerenciado
Uma solução de e-mail gerenciado é uma boa alternativa, para escritórios que desejam ter uma comunicação mais profissional, frente às opções caseiras existentes. Além de armazenar as mensagens e arquivos em local mais seguro, uma solução de gerenciamento de e-mail permite o acesso a partir de qualquer localidade com acesso à internet, e ainda configuração para sincronizar as caixas com tablets e smartphones, o que também contribui para a mobilidade.
Serviços especializados
Todas essas tecnologias demandam um know-how de suporte, manutenção, planejamento, documentação entre outros serviços que fogem do conhecimento dos advogados e podem tornar-se um problema quando mal geridos. Para garantir a continuidade do funcionamento de todas essas tecnologias e potencializar o retorno do investimento realizado, é extremamente importante que o escritório de advocacia disponha de uma equipe, seja ela interna ou de um fornecedor, para estar respaldado.
Muitas vezes, um escritório de advocacia não enxerga a necessidade de estruturar um ambiente de TI, o que o leva a buscar alternativas amadoras, que podem impactar no crescimento do negócio e ainda colocá-lo em risco. Como qualquer negócio apoiado por informática, um escritório de advocacia necessita de recursos profissionais de TI e, como não é sua prioridade entender de tecnologia, a melhor alternativa é terceirizar parcial ou totalmente essa responsabilidade com uma empresa especializada, como a Penso Tecnologia.
