Os arquivos PST do Microsoft Outlook são utilizados até hoje. Regularmente empresas não conseguem lidar com o grande volume de arquivos PST em suas empresas e, por isso, buscam soluções de E-mail Archiving.
Usuários criam arquivos PST para transferir e-mails de suas caixas de correio do Outlook para suas máquinas locais, a fim de resolver os problemas com seus volumes de armazenamento de caixa de correio. Mas o problema do administrador de TI – e de qualquer pessoa que precisa acessar as informações importantes contidas nesses e-mails – é que não é fácil identificar todos os locais onde esses arquivos PST acabam sendo salvos. Geralmente, os arquivos PST representam um desafio para os administradores de TI em vários aspectos.
Backups que consomem muito tempo
Como já informado, ao invez de serem armazenados de forma centralizada, os arquivos PST são salvos em uma variedade de locais nas máquinas dos usuários. Além de dificultar o backup de arquivos, essa prática frequentemente resulta na perda de dados importantes e, em última análise, pode resultar em penalidades porque os períodos de retenção legais ou os requisitos de disponibilidade de dados não estão sendo cumpridos.
Formato de arquivo sujeito a erros
Os formatos PST mais antigos costumam ser danificados porque o tamanho do arquivo de 2 GB foi excedido, enquanto os formatos mais recentes, também, não são necessariamente totalmente imunes à erros no arquivo. Portanto, o uso de arquivos PST que não são armazenados localmente na respectiva estação de trabalho é muito arriscado.
Requisitos de conformidade não podem ser atendidos
Embora a posição legal sobre os períodos de retenção de e-mail varie não apenas no cenário internacional, mas também caso a caso, a maioria das empresas está sujeita a alguma forma de exigência legal que rege a retenção e o manuseio de e-mails. Como regra, no entanto, os arquivos PST estão completamente fora do controle de um departamento de TI e, portanto, são inadequados como meio de atender aos requisitos legais. Por exemplo, os usuários podem excluir e-mails criados a partir de arquivos PST intencionalmente ou por engano, e isso pode gerar riscos legais se esses e-mails estiverem sujeitos a determinados períodos de retenção. O E-mail Para Sempre da Penso Tecnologia permite definir políticas de retenção que garantem que os e-mails não sejam excluídos, mas retidos pelo tempo legalmente exigido. Além disso, as políticas de retenção que podem ser definidas individualmente estão se tornando particularmente significativas no que diz respeito a LGPD.
Definir políticas de retenção dá aos administradores de TI controle total sobre por quanto tempo diferentes tipos de e-mails são armazenados. Eles podem decidir por si próprios quando os e-mails serão excluídos automaticamente do arquivo, cumprindo assim os diferentes períodos de retenção legais.
Os e-mails não podem ser encontrados rapidamente
A importância dos e-mails na comunicação empresarial significa que um conteúdo crítico para os negócios pode facilmente se tornar parte de uma disputa legal, por exemplo, quando usado como prova. Mas se esses e-mails não puderem ser encontrados porque não foram arquivados de forma centralizada, e a empresa também não puder provar que eles não foram adulterados, pode muito bem ser privada de argumentos importantes no tribunal. ”
Para evitar situações como essas, as empresas são aconselhadas a dispensar os arquivos PST e armazenar seus e-mails de forma centralizada em um arquivo seguro. Outra vantagem é que, uma vez seguro no E-mail Para Sempre da Penso Tecnologia, os e-mails podem ser encontrados rapidamente graças à função de pesquisa integrada.
Mais trabalho para o departamento de TI
Os arquivos PST geram continuamente carga de trabalho para administradores de TI. Os exemplos incluem ter que restaurar dados perdidos em backups ou reparar arquivos corrompidos a pedido dos usuários. Além disso, os arquivos PST exigem muito armazenamento e backup quando salvos de forma local.
A solução: transferir seus arquivos PST para um arquivo central
Uma vez que a empresa tenha tomado a decisão de dispensar os arquivos PST a longo prazo, E-mail Para Sempre garantirá que uma transição suave ocorra. Para começar, todos os arquivos PST da empresa podem ser arquivados de forma centralizada. A solução pode ser integrada ao Microsoft Outlook perfeitamente, por exemplo, para que os usuários possam continuar acessando seus e-mails como antes e também pesquisá-los com a ajuda de uma função de pesquisa de texto completo extremamente rápida.
Quando necessário, os próprios usuários também podem restaurar e-mails do arquivo com apenas um clique do mouse, liberando totalmente o departamento de TI da onerosa tarefa de restaurar e-mails perdidos em um estágio posterior. Por último, mas não menos importante, a introdução de uma solução de Email Archiving torna os arquivos PST supérfluos como uma solução temporária para contornar as cotas de caixa de correio de uma vez por todas.
Com a ajuda de regras de exclusão configuráveis individualmente, o E-mail Para Sempre pode excluir e-mails após o arquivamento, mantendo assim o volume de dados no servidor de e-mail em um nível permanentemente baixo. As cotas de caixa de correio não são mais necessárias.
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