O Arquivo morto nada mais é que arquivos antigos das empresas e organizações que não estão mais em uso, mas não podem ser apagados, pois, contém informações importantes, tais como: Documentos, registros, históricos financeiros e de funcionários, etc.
Muitos dos arquivos que uma empresa contempla não podem ser descartados, excluídos ou lançados fora. Eles precisam de alguma forma serem arquivados e guardados e em algumas empresas, estes arquivos ficam em pastas em algum local seguro, mas quem não se perde com bastante papelada, não é mesmo!?
Algumas empresas guardam o arquivo morto durante décadas, já que ali se encontram todos os registros necessários e burocráticos que podem ser úteis em algum momento.
Mas, o arquivo morto acaba utilizando uma quantidade exorbitante de armazenamento por serem antigos e os atuais a empresa estará precisando arquivar.
E, no conteúdo de hoje, trouxemos 4 dicas para que sua empresa possa guardar estes arquivos e não prejudicar o armazenamento próprio, veja abaixo:
1. Mude o arquivo morto para o digital!
Antigamente, era comum que as empresas imprimissem ou guardassem os documentos em pastas e gaveteiros. Mas, com o avanço da tecnologia, hoje é mais fácil sua empresa conseguir armazenar os arquivos digitalmente e encontrá-los com mais facilidade.
Além de ser mais seguro e viável para sua empresa e seus colaboradores, aumenta a produtividade e diminui o consumo de papel, gerando mais sustentabilidade e menor custo;
2. Compre mais armazenamento!
Após levar seus arquivos para o digital, compre mais armazenamento! Com o digital, é necessário que se compre mais armazenamento para sua empresa para deixar guardado tais documentos sem prejudicar outras atividades dos colaboradores ou arquivos que são prioridades.
Compre armazenamento para guardar este tipo de arquivos. O único problema é a quantidade de arquivos que você precisa para armazenar, pois, com o passar do tempo, será necessário ir contratando cada vez
mais.
3. Contrate uma terceirizada para seus arquivos mortos!
Uma terceirizada qualificada e especialista no assunto pode proporcionar completa segurança e armazenamento para sua empresa.
Além de cuidar do armazenamento dos seus arquivos, a segurança e o arquivamento dos próximos documentos.
O que aumenta a produtividade da sua empresa, uma vez que não precisará se preocupar com essa área.
4. Faça Backup do seu arquivo morto em local seguro!
Como os arquivos mortos são arquivos que são importantes e precisam ser guardados, a sua empresa pode contratar uma terceirizada que realiza o backup destes arquivos em um local seguro e criptografado do qual você não precisará se preocupar com a compra de mais armazenamento e papeladas.
E, com a criptografia, a empresa apenas receberá estes arquivos e não poderá lê-los, apenas a empresa que os enviou.
Desta forma, você não usa seu armazenamento e ainda contempla maior segurança em seus documentos.
Além de, em caso de acidentes em sua empresa, você terá garantia que os mesmos estão em segurança já que estarão em um ambiente secundário sendo cuidados por outra empresa.
Como a Penso pode te ajudar ?
A Penso é uma empresa tecnológica e com 19 anos de mercado, com os melhores especialistas cuidando de mais de 1.600 empresas e com 98% dos chamados reconhecidos como BOM ou ÓTIMO.
Além de sermos uma terceirizada em TI que pode proporcionar a mais completa segurança com um Técnico atuando de forma presencial ou híbrida, contamos com diversos tipos de ferramentas que podem SALVAR sua empresa e cuidar de seus arquivos mortos, veja abaixo:
Esta é uma ferramenta em que você não precisa de um servidor em sua empresa ou aqueles armários gigantes em um local separado. Você pode armazenar seus dados de forma segura e em um armazenamento em nuvem!
E, o Vbox drive conta com uma estrutura flexível da qual você pode acessar seus arquivos de onde estiver, sem precisar acessar um computador.
Você também pode controlar o acesso do seu arquivo através da criação de regras que possibilitam acesso mediante senha, ou até mesmo pelo IP da máquina que poderão acessar,
Também permite o envio de arquivos com milhares de megabytes para qualquer lugar do mundo com um simples link.
Além disso, ainda possui um data center no Brasil blindado contra hackers e também conta com um painel de controle para o gerenciamento e monitoramento em tempo real do uso dos recursos da empresa
O Cloud corporativo é nada mais é que a expansão da sua empresa sem precisar de estruturas físicas.
Você não precisará investir em máquinas novas e atuais, expanda o armazenamento da sua empresa com a estrutura atual.
Pague somente pela configuração que for utilizar e configurar suas máquinas virtuais de acordo com sua estrutura.
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E, aumente seu armazenamento de um dia para o outro, sem investimentos altos ou dores de cabeça de contratação e alterações.
Além dessas ferramentas, temos muitas outras e podemos proporcionar robustez, flexibilidade, liberdade, proteção e segurança para sua empresa.
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