Recentemente destacamos a importância de se ter certo domínio sobre as imprevisibilidades de softwares vitais para o funcionamento de um escritório. O software em questão era o Office, presente em todos os tipos de negócio. No meio jurídico, a dependência do pacote de aplicações profissionais da Microsoft é ainda mais essencial. O que seria de um escritório de advocacia sem o Word para redigir petições? E sem o Power Point, para apresentações de seus casos? Ou até mesmo sem o Excel, para cálculos estratégicos e controle de finanças?
Por isso trazemos mais um post com dicas para, pelo menos, diminuir os impactos dos erros que acontecem no Office. Afinal, quem nunca quebrou a cabeça montando uma apresentação no Power Point e, no final, ele insistiu em exibir a fonte errada? Ou então, quem nunca perdeu minutos, até horas, tentando ocultar erros de fórmulas do Excel? Como bons conselhos nunca são demais, a Penso preparou algumas dicas que vão facilitar a vida dos advogados usuários do Office.
Como formatar apenas trechos de um texto no Word
O advogado está redigindo uma petição grande, dividida em subseções. Então o chefe dá a ordem: os títulos de cada subseção, e somente eles, devem estar em uma fonte diferente. O documento todo foi criado com a fonte Open Sans Light em tamanho 12, e para destacar as subseções colocou seus títulos em Open Sans normal, com negrito e sublinhados. Mas advogado sênior quer porque quer os títulos em Arial 14.
É possível mudar as fontes de todos os subtítulos manualmente? Claro, mas é trabalhoso demais. E se o advogado sênior mudar de ideia mais tarde e quiser outro estilo, teremos pela frente o que ninguém gosta de fazer – “retrabalho”.
O melhor jeito é atribuir estilos às subseções. “Título 1” para o título, “Título 2” para subtítulos e “Normal” a todo o resto. E a tarefa é bem simples. Vá para uma das subseções, não importa qual delas, e mude a formatação do título até que esteja conforme o briefing do documento. Em seguida, clique com o botão direito do mouse sobre o título, selecione a opção Estilos no menu e a opção Atualizar Título 2 para corresponder à seleção. Pronto! Todas as ocorrências do estilo Título 2 no documento serão modificadas automaticamente.
Como fazer o Power Point sempre exibir as fontes corretas
Acontece com certa frequência – O PowerPoint não exibe as fontes corretas, como exibia no computador onde a apresentação foi montada. Provavelmente isso acontece porque as fontes utilizadas no PowerPoint não estão instaladas no computador final. Por exemplo, se o advogado monta uma apresentação em seu Mac Book e depois a exibe em um PC, esse problema tem grandes chances de aparecer, pois a codificação de fontes para o Mac pode ser diferente da do Windows.
Uma solução simples e que vai trazer muita paz para os profissionais do meio jurídico. Incorporar ao documento as fontes utilizadas. O arquivo final vai ficar um pouco mais pesado, mas este é, certamente, um mal necessário. Para fazer isso, vá em Arquivo> Opções> Salvar e nas seção Preserve fidelidade ao compartilhar esta apresentação, selecione a caixa Incorporar fontes no arquivo. A partir daí o advogado não terá mais que lidar com surpresas dessa natureza.
Como ocultar erros de uma tabela do Excel
Quando acontecem erros de fórmula no Excel, primordialmente, a coisa mais correta a se fazer, é entende-los e corrigi-los. São diversos os tipos de erros possíveis em cálculos do software mais invejado da Microsoft. Porém, em um escritório de advocacia, onde os prazos são sempre urgentes, pode não haver tempo para essa análise minuciosa do documento antes de apresenta-lo a alguém.
Por isso, ocultar as sinalizações de erro na tabela pode ser um bom atalho para casos assim. E é relativamente simples fazê-lo: Utilize nas suas fórmulas as funções SE e ÉERROS. A função ÉERROS identifica que há um erro na planilha. Já a função unção SE é uma condicional que te permitirá “dizer” para o Excel que SE determinada sentença for um ERRO ele pode troca-la por qualquer outra. No caso, poderá ficar em branco!
Seguindo essas dicas simples, os funcionários de um escritório de advocacia vão ganhar em tempo e em confiança. Mas a real paz e tranquilidade só irá reinar na advocacia que contar com um suporte de TI profissional. Nada substitui uma mão de obra especializada.
