Na sua empresa, problemas com email são comuns? As suas mensagens estão sendo entregues como SPAM? As caixas de e-mail estão lotadas muito rapidamente? Falta de segurança nas mensagens? Essas situações são comuns nas organizações e precisam ser tratadas com atenção.
Confira neste artigo problemas comuns com envio e recebimento de emails nas empresas e, principalmente, como evitá-los.
Quais os principais problemas com email?
Considerando que, todos os dias, bilhões de e-mails são trocados ao redor do planeta, garantir a segurança dessas mensagens e a sua efetividade são pontos que não podem ser negligenciados dentro das organizações.
Veja abaixo uma lista com os problemas mais comuns que impactam o envio e recebimento de e-mails nas empresas.
Vírus e Spam
Mesmo sendo menos comum em contas corporativas, vírus e spam também podem atingir essas contas. E é preciso tomar cuidado, pois as suas consequências podem ser bem negativas para as organizações.
Um vírus, por exemplo, é capaz de acessar todos os dados da organização e fazer com que informações importantes sejam perdidas da noite para o dia. Isso sem contar no risco de hackers utilizarem esses dados para outros fins.
Acesso às contas corporativas em dispositivos variados
É cada vez mais comum as corporações contarem com funcionários externos ou em visitas e viagens. Esses colaboradores têm que acessar as suas caixas de e-mails por meio de notebooks ou dispositivos móveis com eficiência e segurança.
Porém, nesse tipo de situação, é comum surgirem dificuldades de acesso, problemas de sincronização das mensagens, solicitação de senha o tempo inteiro, entre outros entraves.
Configuração de senhas
Na lista de problemas com email, a senha é um dos mais recorrentes. Além das dificuldades para configuração, em muitas empresas é comum a necessidade de atualizar as senhas dos colaboradores de tempos em tempos. Quando isso não acontece, a caixa de e-mail começa a ficar vulnerável a ameaças.
Soma-se a isso problemas no servidor ou outras dificuldades operacionais que fazem com que o e-mail solicite a senha do usuário toda hora. Isso impacta na produtividade dos funcionários e na performance das áreas.
Indisponibilidade do e-mail
Essa é uma situação bastante recorrente dentro das empresas e que tem um forte impacto, principalmente nos setores que são mais dependentes dessa ferramenta, como financeiro, administrativo, marketing e comercial.
Além disso, quando os emails da organização não funcionam, é comum que os colaboradores, como uma medida de emergência, usem as suas contas de e-mail pessoais para contornar a situação e tratar assuntos corporativos. Isso é um risco à segurança da empresa e compromete os processos, pois informações sigilosas podem ficar perdidas com os funcionários, inclusive após o seu desligamento.
Espaço de armazenamento insuficiente
Esta é outra situação bastante comum em emails corporativos. Quando a conta atinge o seu limite de armazenamento, todo o recebimento e envio de mensagens é prejudicado.
É comum que as pessoas tentem resolver isso sozinhas, muitas vezes apagando mensagens antigas, mas importantes, para dar espaço às novas. Porém, o ideal aqui, como em todas as situações, é acionar o departamento de TI para o suporte necessário.
Como solucionar esses e outros problemas com email?
Problemas acontecem, é claro!
Mas existem medidas que ajudam a evitar essas situações e que precisam ser realizadas com agilidade, pois uma empresa não pode ter a sua comunicação comprometida.
Domínio Próprio
Um primeiro passo é contar com um domínio próprio para as contas de email corporativas. Isso, além de dar mais credibilidade ao seu negócio e garantir que as informações serão mantidas dentro da organização, também aumenta a segurança e facilita o dia a dia dos funcionários.
Antispam e Antivírus
Filtros antispam e antivírus de qualidade também são fundamentais. É crucial utilizar ferramentas atualizadas e instaladas corretamente. E atualizações devem ser programadas de tempos em tempos para garantir que tudo esteja funcionando perfeitamente.
Políticas de Segurança
Educar os colaboradores sobre as políticas de segurança quanto ao uso de emails é outro passo muito importante. Isso deve ser feito tanto no momento da chegada de novos funcionários na sua organização. Mas também pode acontecer uma reciclagem periódica ou quando a área de TI sentir necessidade devido a um episódio específico. Afinal, novas formas de ataque cibernético, entre outras coisas, surgem diariamente.
Orientação aos colaboradores
Orientar os funcionários a sempre sinalizar problemas com emails ao setor responsável é outra medida válida. É muito comum que as pessoas tentem resolver sozinhas esse tipo de situação ou com a ajuda de colegas próximos, o que pode trazer riscos à segurança da empresa.
Monitoramento
Também é fundamental monitorar o envio e o recebimento de mensagens nas contas corporativas para identificar com antecedência possíveis ameaças e usos incorretos das ferramentas. Quanto antes possíveis problemas com email forem identificados, mais fácil e rápida será a sua solução.
Empresa Especializada
Outra ação que pode minimizar esses problemas com e-mail é contar com o apoio de empresas especializadas nessa área. Você pode buscar um parceiro de qualidade para fornecer tratar desses serviços e que ofereça uma solução completa e confiável, com uma equipe de suporte de TI especializada.
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