O e-mail é um dos meios mais importantes de comunicação global. Mas, embora enfrentemos um volume crescente de e-mails, as informações enviadas geralmente não são armazenadas em nenhum outro lugar, mas simplesmente permanecem nas caixas de correio dos usuários.
Além disso, empresas em todo o mundo estão enfrentando um número crescente de requisitos de conformidade (por exemplo, a LGPD). Muitos diretores de pequenas e médias empresas se perguntam como podem enfrentar esses desafios utilizando um arquivamento de e-mail e o que exatamente precisa ser arquivado.
Mas o que o termo ‘email archiving’ realmente significa e quais as vantagens que ele oferece para sua empresa?
O desafio do gerenciamento de e-mail
269 bilhões de e-mails foram enviados e recebidos a cada dia em todo o mundo, em 2017. O número deve aumentar. Não é nenhuma surpresa que a comunicação por e-mail agora seja preferida a outros meios de comunicação, como correio ou fax. O bom funcionamento da troca de dados de e-mail tornou-se indispensável para muitas empresas.
Uma riqueza de informações é enviada para todo o mundo, todos os dias. Isso inclui faturas, contratos e outras informações relacionadas aos negócios.
Cada usuário de e-mail, como um funcionário de uma empresa, é responsável pelo conteúdo e processamento dos dados.
Consequentemente, o arquivamento de e-mails pode ajudar a processar e arquivar e-mails de forma sistemática. Os e-mails podem ser armazenados a longo prazo usando um email archiving.
O email archiving serve principalmente para fins de documentação e prevenção de perda de dados. Ao fazer isso, os e-mails são armazenados com segurança e seu conteúdo permanece inalterado
Os e-mails também podem ser restaurados, se necessário, para que um conteúdo importante não seja perdido. Um princípio importante a ser observado é que o objetivo principal do arquivamento é que os dados sejam recuperados e disponibilizados por um período de tempo mais longo.
O email archiving também deve ser um componente significativo de uma estratégia de segurança de TI.
Uma breve retrospectiva da evolução do email archiving
Enquanto você lê este artigo, nossas caixas de entrada de e-mail estão continuamente enchendo. Nem sempre foi assim. Com o passar do tempo, os volumes de e-mail aumentam e o arquivamento de e-mails evoluiu.
Nos primeiros dias do e-mail, o email archiving dizia respeito à confiança nos usuários. As empresas confiavam em seus funcionários para gerenciar seus próprios arquivos de e-mail.
Mais tarde, quando os departamentos de TI começaram a introduzir o conceito de backup, eles começaram a fazer backup de e-mails ou até de servidores de e-mail inteiros, mas a busca por e-mails não era comum – especialmente para usuários finais.
No caso de você precisar restaurar um e-mail específico, por exemplo, como prova em processos judiciais, muitas vezes demorava semanas para encontrá-lo.
A equipe de TI precisava restaurar backups inteiros e pesquisar esse e-mail específico, um processo entediante. Hoje em dia, os usuários finais podem pesquisar um único e-mail em segundos e restaurá-lo por conta própria.
Diferentes tipos de email archiving
Você decidiu arquivar seu e-mail? Então você deve dar o próximo passo e aprender sobre a estratégia certa. Nesse sentido, os administradores de TI da empresa devem se concentrar na infraestrutura de e-mail interna.
Isso significa que eles precisam escolher entre arquivamento do lado do servidor ou do lado do cliente.
Arquivo de e-mail do lado do servidor
O arquivamento do lado do servidor é um arquivamento centralizado e automatizado que funciona independentemente de um usuário final.
Esse tipo de arquivamento de e-mail é o mais popular e arquiva caixas de correio como Exchange, Office 365, Zimbra, IMAP e G-Suite.
Arquivo de e-mail do lado do cliente
O arquivamento do lado do cliente deve ser configurado pelo próprio usuário. Assim sendo, o processo de arquivamento dos e-mails é do usuário. O arquivamento do lado do cliente é frequentemente usado em conexão com uma caixa de correio POP3.
Aqui, o cliente de e-mail local (por exemplo, Microsoft Outlook ou Mozilla Thunderbird) é usado e a estrutura de pasta correspondente é adotada.
Normalmente, o arquivamento do lado do servidor é a melhor estratégia para uma empresa, a fim de manter o controle sobre todas as comunicações de e-mail relevantes, minimizar o trabalho para o departamento de TI e cumprir as regulamentações e / ou leis do setor.
Arquivamento de e-mail no local ou arquivamento na nuvem
Depois de escolher o tipo correto de arquivamento de e-mail com base em sua infraestrutura de e-mail e em suas necessidades, você pode escolher entre uma solução local ou em nuvem.
Para uma solução local, o software é adquirido e executado de forma autônoma no próprio ambiente de servidor da empresa. Essa é uma opção se a empresa tiver seu próprio departamento de TI com seus próprios servidores de e-mail locais, bem como se a empresa tiver seu servidor de e-mail na nuvem (por exemplo, Microsoft Office 365, G-Suite, PensoMail Zimbra) e quiser manter o arquivo localmente. Se os serviços em nuvem forem usados, a responsabilidade pela manutenção e operação é do provedor. Todos os dados estão localizados no sistema do provedor.
Se você escolher o arquivamento de e-mail apenas na nuvem, deverá optar pelo nível máximo de disponibilidade e segurança. Além disso, recomendamos manter o arquivo de e-mail fisicamente disponível em seus próprios servidores.
Devido ao volume de e-mails enviados e recebidos todos os dias, a categorização dos e-mails que requerem e não requerem arquivamento é quase impossível. Por esse motivo, todos os e-mails recebidos e enviados geralmente são arquivados imediatamente (chamado de “registro no diário”).
Isso também é útil para proteger contra possíveis erros e garantir a integridade do arquivo. No entanto, as diretrizes de proteção de dados devem ser levadas em consideração aqui.
Por exemplo, em alguns países, o uso privado de serviços de e-mail comercial pode ser problemático. Nesse caso, uma solução proposta seria proibir o uso de e-mail privado (como em um contrato de trabalho) ou o uso exclusivo de serviços de e-mail externos para correspondência de e-mail privado. É por isso que você deve estar sempre atento às diretrizes de proteção de dados.
Seis vantagens do e-mail archiving das quais você pode se beneficiar
1. Conformidade regulatória
Os e-mails podem ser armazenados em sua totalidade de maneira integra, à prova da violação e acessível por muitos anos, com a ajuda do email archiving. Além disso, o email archiving também pode ajudar em certos cenários e tornar mais fácil usar e-mails como evidência em processos judiciais.
Especialmente as empresas em setores altamente regulamentados, por exemplo, saúde, serviços financeiros, jurídico ou governamental, têm uma lista crescente de regulamentos e requisitos que devem levar em consideração ao gerenciar seus e-mails.
2. Proteção contra perda de dados
Dados essenciais para a empresa são perdidos quando os usuários excluem e-mails importantes por acidente, à vontade, ou até mesmo pedem demissão da empresa e excluem toda a caixa de correio.
Com o email archiving, todos os e-mails, junto com seus anexos, permanecem disponíveis e pesquisáveis em um arquivo. Além disso, e os casos em que ocorre um desastre? Imagine seu servidor de e-mail sendo extinto ou seu provedor de serviços de e-mail tendo um tempo de inatividade maior.
Com um email archiving funcionando corretamente, você tem todos os seus e-mails comerciais à mão e disponíveis.
3. Eliminação de cotas de caixa de correio
Todos nós já passamos por isso: seu Outlook anuncia que sua caixa de correio está cheia e você não pode receber novos e-mails.
Um de seus parceiros de negócios alerta você para o fato de que toda vez que eles tentam enviar um e-mail, ele é rejeitado por seu servidor de e-mail devido à sua cota de caixa de correio.
Isso não é apenas desagradável: ter que excluir e-mails e anexos um de cada vez também consome muito tempo. As cotas de caixa de correio e esse tipo de situação são coisas do passado com o email archiving.
4. Independência
Quando um servidor de e-mail está fora do ar ou os dados são perdidos, todos os usuários da empresa ainda podem acessar todos os e-mails por meio do email archiving.
As empresas mantêm-se independentes do servidor de correio ou do seu fornecedor de serviços de mensagem eletrônica, o que torna mais fácil realizar as suas atividades comerciais sem interrupção.
5. Maior eficiência e produtividade
O volume de dados no servidor de e-mail é sempre mantido baixo com o email archiving. Isso significa que os tempos de backup e recuperação também são mais rápidos. O resultado é um desempenho aprimorado e backups mais enxutos.
Cada usuário pode restaurar e-mails independentemente com apenas um clique do mouse. Dessa forma, a TI não precisa mais passar pelo processo demorado de restaurar manualmente os e-mails perdidos.
Melhor ainda, uma solução de email archiving adequada permite que os usuários pesquisem rapidamente todos os e-mails arquivados e anexos, o que os tornará mais produtivos.
6. Solução de longo prazo para arquivos PST
Arquivos PST corrompidos são tão temidos no trabalho diário quanto caixas de correio cheias. Nessa situação, um funcionário de TI só pode ajudar a restaurar os arquivos se o backup dos arquivos PST foi feito.
Como resultado, esses formatos de arquivos sobrecarregam o departamento de TI devido sua suscetibilidade a erros. Com a ajuda do email archiving, os arquivos PST podem ser arquivados de forma centralizada na empresa, sem o trabalho de alterar as permissões de acesso.
Fazer backup não é o mesmo que arquivar
Os termos arquivamento e backup são comumente confundidos como sinônimos. Por esse motivo, presume-se na maioria dos casos, que apenas o backup é suficiente. No entanto, o backup do seu servidor de e-mail não substitui um email archiving de forma alguma.
Um backup só pode fazer backup de dados por um período limitado de tempo e restaurá-los se necessário. No entanto, os requisitos de conformidade não são considerados, nem a disponibilidade e a capacidade de restauração constante de e-mails altamente importantes são garantidas.
No âmbito de um backup, os e-mails podem ser excluídos imediatamente após o recebimento e, portanto, contornar a segurança.
Da mesma forma, um backup não ajuda a atender aos requisitos de conformidade e não pode evitar a perda de dados. O backup é muito importante e a coisa certa a fazer, mas um backup não pode substituir as funções de arquivamento. E não se esqueça: o email archiving também deve fazer parte do seu plano de backup!
O padrão em arquivamento de e-mail
As pequenas e médias empresas podem se beneficiar de todas as vantagens do E-mail para Sempre – Email Archiving da Penso.
Além disso, o Email Archiving oferece uma pesquisa de texto completa e rápida por e-mail e muitos tipos de anexos de arquivo, o que permite ao usuário recuperar seus e-mails do arquivo por meio do suplemento do Outlook ou do Web Access .
Os usuários também podem manter sua estrutura de pastas normal e operar seu arquivo da forma mais intuitiva possível.
