Há pouco mais de 20 anos, a revolução da internet mudou a forma como as pessoas se comunicavam. Ao passo que a proximidade diminuia, o acesso a diferentes meios de comunicação aumentava, iniciando com o e-mail, e caminhando para ferramentas de instant messages, como ICQ e MSN. Ao longo do tempo, esses meios de comunicação foram convergindo e tornando-se cada vez mais importantes na rotina das pessoas, até que o e-mail tornou-se o principal canal de comunicação usado nas empresas.
No mercado de e-mail corporativo, existem diferentes soluções para atender as necessidades dos usuários. É importante, na hora de selecionar a solução de e-mail que irá lhe atender, identificar se o que é oferecido vai de encontro com sua necessidade, pois uma contratação equivocada pode resultar em prejuízos, como indisponibilidade nos serviços que causam ociosidade na equipe e falta de credibilidade junto aos clientes. Para ajudar-lhe a fazer a contratação correta, vamos diferenciar abaixo as duas principais categorias de e-mail utilizadas pelas empresas:
E-mail convencional
Dentro da categoria do e-mail convencional, existem até mesmo opções gratuitas, como o Gmail e o Hotmail, por exemplo, que atendem usuários domésticos, que basicamente utilizam o e-mail para trocar mensagens com outras pessoas. Ainda existem prestadores de serviços, como advogados, contadores, arquitetos, e outros, que utilizam essas caixas de e-mail, o que transmite amadorismo para seus clientes.
Existem também opções pagas de e-mail convencional, que possibilitam que as empresas atribuam o seu domínio e criem caixas nominadas para cada colaborador (ex. nome.colaborador@minhaempresa.com.br) – uma necessidade básica para qualquer empresa. Porém, esses provedores de e-mail convencional param por aí, e não oferecem um serviço que pode ser considerado seguro e disponível. Para micro-empresas que não têm o e-mail como sendo uma aplicação tão crítica para o negócio, isso pode ser suficiente. Porém, para empresas que atingem um determinado nível, os problemas causados por um produto de e-mail tão básico pode trazer impactos significativos para o negócio.
Plataforma de colaboração (Exchange)
Soluções de e-mail de nível empresarial, também conhecidas como plataforma de colaboração (Exchange) possibilitam, além da personalização de domínios e demais características básicas que citamos, uma série de funcionalidades mais avançadas para atender clientes corporativos.
O primeiro grande diferencial de uma plataforma de colaboração, como a oferecida pela Penso, é sua arquitetura baseada em nuvem (cloud computing), que possibilita que a empresa obtenha benefícios como:
- Centralização e sincronização das informações:
O e-mail exchange centraliza as informações de mensagens, contatos, pastas e agendas na nuvem, para que todos os colaboradores possam ter acesso de qualquer lugar através de seus dispositivos móveis. Em paralelo, em uma plataforma e-mail exchange, as mensagens são sincronizadas automaticamente para manter a sua caixa de entrada sempre organizada, independentemente de você acessá-la do computador do escritório ou do seu celular durante uma viagem.
- Segurança e continuidade dos dados:
Soluções empresariais de e-mail permitem que o administrador da conta configure regras de acesso e políticas de compartilhamento para aumentar a segurança da informação corporativa. Além disso, por estarem redundantes na nuvem, as informações estão disponíveis, mesmo no caso de uma falha no servidor ou queda no sistema onde o e-mail está hospedado.
- Escalabilidade do serviço:
É natural que os negócios evoluam e trabalhem com um número cada vez maior de informações, o que pode demandar contratação adicional de equipamentos, tanto para as caixas e mensagens em produção, quanto para o arquivo morto. Quando essa solução de e-mail está na nuvem, os recursos podem ser contratados on-demand para ampliar a capacidade e, inclusive, conter uma arquitetura que separe o que é informação em produção do que é arquivo morto.
- Produtividade e colaboração da equipe:
Plataformas colaborativas de e-mail possibilitam rotinas de trabalho mais colaborativas e mantém as informações sempre disponíveis. Por serem hospedadas na nuvem, possibilitam um compartilhamento fácil de informações, como pastas e agendas entre colegas de trabalho para beneficiar o trabalho em equipe.
Nossa conclusão é: se a sua empresa precisa apenas de caixas de e-mail com o nome dos colaboradores e o domínio da empresa, e não sofre com os impactos causados por indisponibilidades, falta de segurança e ausência de recursos mais avançados, que deixe para investir em uma solução corporativa de e-mail no futuro. Agora, se a empresa opera com altos níveis de exigência, tanto interna quanto de seus clientes, nossa sugestão é que explore a melhor tecnologia que há disponível. Para estes casos, a Penso oferece sua plataforma de e-mail
