Confira o melhor caminho para regularizar sua situação de licença de softwares, em caso de uma notificação da Microsoft
No dia a dia do ambiente corporativo, a dependência de alguns softwares é mais do que normal. Exemplo disso é o pacote Office da Microsoft, que atualmente tem cerca de 1,2 bilhão de usuários no mundo. Esse tipo de software, no entanto, só pode ser usado mediante um contrato de licenciamento de uso.
Muitas vezes, em decorrência da grande necessidade de utilização no dia a dia, algumas empresas acabam perdendo o controle em relação ao uso desses softwares, resultando numa notificação de auditoria. Caso isso ocorra com você, saiba como estar preparado para receber a fiscalização:
Lidando com a notificação da Microsoft
Se sua empresa recebeu uma notificação da Microsoft para fiscalização de licenciamento de softwares, não entre em pânico. Geralmente, quando isso ocorre, eles estão lhe dando a chance de regularizar sua situação. Para isso, pedem que o responsável pela TI preencha uma planilha, a da Microsoft se chama PUA, ou ainda que seja instalado um software capaz de realizar relatórios automáticos das licenças de sua máquina. Caso seja encontrada alguma falha em relação às licenças ativas, a fiscalização irá indicar que você regularize a situação. Após regularização do processo, a auditoria é encerrada.
O que aconteça com quem não regulariza o uso?
Nas situações em que mesmo depois de receber uma notificação da Microsoft, a empresa não regulariza a licença de uso, o caso é encaminhado para o jurídico da companhia criadora do software. O resultado do uso irregular pode acabar em processos cíveis e criminais, multas indenizatórias que podem chegar a até 3 mil vezes o valor original do software e, em último caso, à pena de prisão de até 4 anos.
Como se proteger
O primeiro passo para se proteger contra a falta de licença é manter o controle do uso dos softwares. A própria Microsoft fornece sistemas voltados a essa função. Como o Microsoft Software Asset Management, o Microsoft Assessment and Planning (MAP) e o System Center.
Documentação da TI e gerenciamento de software
Outra opção é manter a sua documentação de TI em dia. Isso permitirá um melhor gerenciamento de cada software instalado. Aqui na Penso Tecnologia, oferecemos assistência necessária para a realização de todos estes processos. Com os documentos de TI organizados é possível verificar o que está sendo utilizado e quais são as licenças ativas de cada software. Assim, se por acaso sua empresa receber a notificação da Microsoft será mais fácil comprovar a permissão de uso dos programas instalados.
O olho que tudo vê
Vale lembrar que mesmo quem está em lugares ermos e distantes corre o risco de ser notificado. Hoje em dia, a Microsoft tem um time de fiscalização em todas as partes do mundo. E como medida complementar, a ABES (Associação Brasileira de Empresas de Software) em parceria com a BSA (Business Software Alliance), lançou o portal denunciepirataria.org.br, voltado à denúncia anônima de empresas que estão com o uso de softwares irregulares.
Então fique atento, invista na organização de suas licenças, compartilhando com seus funcionários e colaboradores informações sobre a importância do controle e permissão de uso. Conte com a Penso Tecnologia para manter seu negócio em perfeito andamento. Saiba mais em: penso-novo.dev.yogh.com.br.
