Um escritório de contabilidade deve atender a uma série de normas para operar em conformidade com a legislação brasileira, e a maneira como a contabilidade trata, armazena e a assegura as informações dos clientes requer uma atenção especial.
Para ilustrar o nosso artigo, vamos citar as formas de armazenamento utilizadas até hoje e como funcionava/funciona o backup para contabilidade.
Como era há alguns anos?
Os escritórios armazenavam a papelada em arquivos de metal fechados com chave, dentro de salas igualmente fechadas à chave. Como obrigatoriedade, muitos documentos ficam armazenados por anos, até décadas, e isso fazia com que os escritórios tivessem custos cada vez maiores com estrutura física para armazenar tudo. A segurança era bem baixa e os arquivos estavam vulneráveis à um incêndio, enchente ou assalto.
Como foi a migração para o digital?
Com o aumento no uso de tecnologias, e também a demanda dos clientes, os escritórios de contabilidade passaram transferir suas rotinas para o digital. Alguns escritórios puderam arcar com uma digitalização completa de seu legado para manter cópias digitais de seus documentos, e assim pode realizar rotinas de backup. Nem todos os escritórios podiam arcar com um projeto de GED, então criaram um marco e passaram a digitalizar os documentos a partir de uma data em diante.
Como vem sendo feito o backup para contabilidade?
A maioria dos escritórios de contabilidade utiliza sistema de gestão especializado para o tipo de negócio. Grande parte das informações trafegam e são armazenadas de forma digital – outras são impressas, assinadas e digitalizadas. De modo geral, todas os documentos possuem cópias digitais e são armazenados em computadores e servidores nos escritórios.
Quais as opções de backup para contabilidade existentes hoje?
Muitos escritórios fazem backup de forma manual, por conta própria. Ou seja, utilizam um HD externo ou até um servidor ocioso que é atualizado manualmente por uma pessoa responsável. Muito tem se falado sobre a hipótese de utilizar aplicativos de compartilhamento, como Google Drive e/ou Dropbox, porém é bem desaconselhável pelo nível de criticidade e complexidade que requer uma rotina de backup para contabilidade. Escritórios mais vanguardistas têm utilizado soluções mais profissionais que mencionaremos a seguir.
Qual a opção ideal?
O ideal, e já acessível hoje para qualquer escritório de contabilidade, é o backup na nuvem. A grosso modo, funciona da seguinte forma: o escritório armazena seus documentos e informações em um servidor (interno ou externo). A solução de backup é programada para executar uma rotina automática de cópia dos dados e arquivos e armazená-los de maneira segura em ambiente de datacenter. Por traz dessa solução, existe ainda toda uma inteligência de compactação, criptografia e automação que, além de garantir segurança e agilidade nos backups, gera relatórios para análise.
Dada a enorme quantidade de escritórios de contabilidade existentes hoje, os escritórios precisam tornar-se competitivos. Logo, um escritório que investe em tecnologia, e comunica essas iniciativas aos seus clientes e potenciais clientes, tende a melhorar suas taxas de conquista de novos clientes e fidelização de clientes existentes. A forma como o escritório realiza seus backups pode ser fator decisivo na escolha de uma empresa pela contabilidade que irá atendê-la.
A Penso possui solução de backup na nuvem e know-how comprovado por diversos cases de escritórios de contabilidade que asseguram a contingência das informações de seus clientes.
