Não há dúvidas de que as empresas – sejam elas pequenos escritórios ou grandes corporações – necessitam soluções de e-mail mais robustas e profissionais do que as tradicionais, universalmente utilizadas até alguns anos atrás, e ainda muito utilizadas por várias empresas.
A forma de trabalho mudou, e hoje as pessoas estão muito mais conectadas, realizam tarefas compartilhadas, trabalham em mobilidade, fazem home-office, compartilham agendas, enfim, a necessidade de compartilhamento de informações ficou muito maior do que a simples troca de mensagens.
Para atender essa necessidade, surgiram uma série de soluções de e-mail, entre elas o mundialmente conhecido Microsoft Exchange. Mas, em meio a tantas opções, como saber qual a solução é a mais adequada para sua empresa? E mais, quais aspectos devem ser avaliados na hora de selecionar?
Confira abaixo nossas dicas de aspectos fundamentais a serem avaliados:
1- Disponibilidade
O e-mail é um serviço que não pode parar na sua empresa. Mesmo que o sistema de e-mail exchange seja extremamente profissional, caso ele não esteja em um ambiente altamente disponível, existe o grande risco de sua empresa sofrer paradas e ficar sem e-mail por horas, o que impacta em ociosidade e perda de dinheiro. É fundamental que a solução esteja em datacenter que ofereça equipamentos de ponta, profissionais especializados, backup e redundância para garantir a disponibilidade que o serviço exige.
2- Escalabilidade
O número de caixas de e-mail flutua muito, independentemente do porte da empresa. As pequenas empresas precisam contar com o crescimento das caixas de e-mail de acordo com o de funcionários, e se a criação de novas caixas é burocrática e custosa, a solução passa a não atender. Por isso, é importante selecionar uma opção de e-mail exchange que possibilite agregar novas caixas de e-mail sem que seja necessário expandir a infraestrutura de TI e despender altos investimentos para isso.
3- Mobilidade
Há alguns anos, o acesso ao e-mail através do computador no posto de trabalho era suficiente, mas hoje os profissionais trabalham cada vez mais em mobilidade e necessitam acessar suas caixas de e-mail de onde quer que estejam. Além disso, as tecnologias como tablets e smartphone viabilizam esse acesso e são realidade nas empresas, portanto é extremamente recomendável que o e-mail exchange seja aderente a essas tecnologias e esteja ao acesso das mãos de seus colaboradores.
4- Colaboração
As pessoas trabalham conectadas: compartilham tarefas, agendas, compromissos, mensagens e informações – estejam elas no mesmo escritório, em filiais, em suas casas ou em qualquer local do mundo. A solução de e-mail exchange precisa oferecer essa colaboração de forma profissional e centralizada, de modo a incrementar significativamente a colaboração e a produtividade das equipes.
5- Segurança
Nos e-mails das empresas circulam informações de extrema importância e confiabilidade, portanto é essencial que a solução de e-mail exchange seja segura e esteja em ambiente contínuo e protegido, com soluções de firewall de borda, bloqueio de vírus, spam e quaisquer ameaças que possam resultar em perda ou vazamento de informações da empresa.
6- Velocidade
Não menos importante que os outros itens, a velocidade de acesso ao e-mail é um dos principais causadores de reclamações e ociosidade dentro das empresas. Muitas soluções de mercado não são capazes de atender satisfatoriamente esse requisito, principalmente pelo fato de o e-mail estar em algum datacenter distante em relação ao local de acesso. Uma solução para este caso é um sistema de e-mail exchange que possibilite cache em servidor local.
7- Auditoria
Apenas a segurança de fora para dentro não é suficiente quando se trata dos e-mails da empresa. Por isso, uma solução de archiving que facilite a localização de qualquer mensagem da empresa e aumente a proteção contra vazamento de informações é extremamente pertinente para empresas que desejam ter maior controle da informação e realizar auditorias internas.
Uma opção brasileira que responde a todos esses requisitos é o PensoMail Cloud Exchange Hybrid, que faz uso da tecnologia Microsoft Exchange como sistema de gerenciamento de e-mail, fica hospedado em datacenter de alta-disponibilidade e segurança e ainda armazena os e-mails em cache local para garantir a velocidade necessária. Trata-se de uma solução totalmente preparada para atender empresas brasileiras com altas exigências de e-mail e acessível para empresa de todos os portes.
Independentemente de sua escolha, não deixe de considerar nenhum dos tópicos abordados acima e compartilhe conosco caso tenha restado alguma dúvida.
