Os arquivos mortos são todos os documentos que não possuem relevância no período atual da empresa ou periodicamente, mas que precisam ser arquivados para consultas futuras ou histórico geral de atividades anteriores.
Os arquivos mortos precisam de no mínimo 5 anos para serem apagados, segundo à Fecomércio de São Paulo, e ocupam um grande volume de armazenamento nas empresas.
E, o acúmulo de documentos ainda é muito necessário nas empresas públicas ou privadas devido à observância da Lei nº 8.159 de 08 de janeiro de 1991, que regula a política nacional de arquivos.
Tempos atrás, era comum que as empresas armazenassem esses arquivos em salas específicas dentro dos escritórios, e como em filmes que vemos, quando se era necessário um arquivo, toda uma força tarefa era acionada para encontrá-lo por conta da alta demanda de papéis.
Nos EUA, por exemplo, há cerca de 4 trilhões de papéis e essa taxa cresce mais de 22% ao ano.
Com a evolução da tecnologia, isso não é mais uma prática comum, pois, além de não ser seguro, também impacta o meio-ambiente e a sustentabilidade.
O gerenciamento eletrônico tornou-se a estratégia mais utilizada pelas empresas para armazenar os arquivos mortos após isso.
As empresas reservavam um espaço em seu armazenamento total e os arquivavam neste espaço, facilitando a localização, acesso e utilização. Além de maior segurança em caso de desastres físicos.
O gerenciamento eletrônico era uma boa opção para empresas que buscavam praticidade, mas infelizmente, não é a mais segura.
Com o passar dos anos, viu-se que os arquivos mortos também poderiam ser corrompidos por qualquer colaborador que tinha acesso às pastas e queria agir com uma intenção maliciosa de roubo, sequestro ou até de apagar os dados ali fornecidos pela empresa. Dados que são guardados e preservados em anos, podem ser corrompidos em apenas um clique.
Sem uma gestão adequada ou uma cópia de segurança confiável, a empresa ainda está em perigo com estes dados e vulnerável a ataques hackers.
E, em uma pesquisa feita pela Radicati Group em diversos países, viram-se informações alarmantes:
- Os funcionários podem perder 2 horas diárias procurando documentos extraviados.
- Companhias gastam 20 dólares para arquivar um documento, 120 dólares para achar um documento arquivado de maneira errada e 220 dólares para recriar um documento perdido;
- Um documento é fotocopiado, em média, 19 vezes. Quase 40% das impressões são desnecessárias.
- No mínimo, 2/3 das informações guardadas pelas empresas em suas dependências podem ser removidas, ou mesmo destruídas, por serem obsoletas;
O Brasil é um dos países em que se foi feita esta pesquisa e a maturidade documental ainda é um assunto delicado, mas a gestão correta dos arquivos pode fazer com que empresas que investem no armazenamento correto não estejam dentro destas estatísticas do nosso país, proporcionando melhoria nos processos, maior agilidade, maior compliance e minimização dos riscos.
Qual a melhor opção para os arquivos mortos?
Pastas físicas ou digitais possuem a sua porcentagem de segurança, mas não são mais as mais recomendadas para nenhuma empresa.
Com as leis, principalmente a LGPD que defende o uso dos dados e vazamentos dos mesmos, a segurança de todo e qualquer arquivo da empresa precisa ser garantida!
E, armazenar os arquivos mortos na nuvem é a melhor opção para todas as empresas e este tipo de serviço é adquirido de um fornecedor externo que precisa ser confiável, com infraestrutura de alta qualidade com um servidor robusto e seguro.
Benefícios dos arquivos mortos em nuvem:
Os benefícios do armazenamento em nuvem dos arquivos mortos, são inúmeros! Veja abaixo:
- Custo total absoluto.
Sua empresa não precisará investir ou se preocupar com estrutura, backups, segurança ou qualquer incidente. Você contratará o serviço do fornecedor e pagará apenas pelo que for utilizar.
E, o fornecedor deverá se responsabilizar por todo o cuidado com seus arquivos mortos, disponibilização, manutenção e toda a segurança que sua empresa precisa.
- Invisibilidade
Seus dados estarão em nuvem, mas “invisível” no armazenamento da sua empresa. Sem ocupar nenhum tipo de espaço físico ou digital. Além de melhorar nos processos burocráticos de acesso aos colaboradores, já que se terá segurança robusta.
- Maior armazenamento.
Ao contrário dos servidores físicos ou eletrônicos, que exigem alto investimento para se ampliar o armazenamento, os dados estarão em nuvem e não ocuparão o armazenamento da sua empresa. Liberando espaços significativos na sua empresa e aumentando a produtividade dos funcionários, que obterão processos mais rápidos.
- Acessibilidade:
Com o armazenamento em nuvem, se tem maior acessibilidade. Dependendo do serviço contratado, a empresa poderá permitir acesso para seus colaboradores através do navegador, precisando apenas de um dispositivo (smartphones, computadores, desktops) conectado à internet. Facilitando a colaboração para empresas que estão adotando o modelo híbrido ou home-office.
- Proteção:
A perda de dados é uma das maiores preocupações das organizações e com o armazenamento em nuvem, o servidor do fornecedor fará automaticamente backup das informações guardadas e geralmente, se é salvo em dois ambientes para que se tenha duas cópias das informações e dados.
Solução: Vbox drive Corporativo!
“Um processo, por menor que seja, tem no mínimo 50 páginas. Muitos começam com muito mais do que isso. Para nós, o VBox drive foi a solução ideal também para lidar com esse alto volume de arquivos” – Dr. Acácio Roboredo, Fundador da Roboredo Advogados.
O Vbox é uma solução da Penso, do qual é um drive corporativo com armazenamento em nuvem que permite que sua empresa armazene todos os arquivos mortos nele, além de permitir o armazenamento de outros arquivos.
É robusto, completo e é para todas as empresas, permitindo envio de arquivos com dezenas, centenas ou milhares de megabytes para qualquer lugar do mundo com um simples link.
E contempla Data Center no Brasil que atende todas as normas da LGPD, garantindo segurança completa.
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