Em 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados foi sancionada, exigindo que as empresas se adequassem da maneira mais rápida possível. Elas precisam deixar claro sobre a utilização das informações referentes aos dados dos usuários. Mas muitas corporações encontram dificuldades para cumprir a Lei LGPD.
Os sites foram os que se adaptaram às regras primeiro, e hoje em dia qualquer endereço já possui um pop-up solicitando a aceitação da utilização de dados. Mas muitos se esquecem que os e-mails corporativos também precisam atender à Lei LGPD. Por isso, encontre plataformas para os emails da sua empresa. Uma delas você pode conhecer aqui!
O que é a lei LGPD?
A Lei LGPD foi criada a fim de promover a segurança de dados na internet. Qualquer empresa que faça negócios no Brasil está sujeita a lei. Ela visa proteger e garantir a segurança de dados pessoais, como RG, CPF e endereço. Além disso, a lei facilita o controle e acesso dos usuários aos seus dados.
Caso alguma empresa descumpra as regras da lei, elas estarão sujeitas a uma multa de até 2% da receita da empresa no ano anterior. Mas há um limite de 50 milhões de reais por infração, caso o valor da receita exceda este preço determinado. Por isso, não adianta apenas colocar o site dentro das regras! É preciso cumprir todos os tópicos para não haver cobrança de infração.
Maneiras que a LGPD impacta no e-mail corporativo
Pense que um cliente enviou para você, via e-mail, um pedido de orçamento e informou todos os dados pessoais e da empresa. Mesmo você não fazendo um arquivamento desses dados, o cliente pode exigir saber qual foi a finalidade da informação. E nesses casos, você precisará provar! E para isso, você precisa ter:
1º Segurança de dados em empresas privadas
No artigo 6 da Lei LGPD, salienta ser necessário uma “utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão”.
Isso porque há muitos dados que trafegam pelo e-mail corporativo, e é necessário existir segurança e proteção na plataforma de envio. Assim, ataques virtuais e hackers não conseguirão ter acesso a nenhum desses dados.
2º Transferência Internacional de Dados
Segundo a lei, é necessário garantir ao usuário que os seus dados são armazenados no Brasil. Pois, caso esses dados estejam em um país isento do cumprimento, pode haver a venda desses dados para terceiros. É algo que pode ser complicado, pois é preciso comprovar por onde esses dados passam
Além disso, é importante ver quais países possuem leis compliance com a LGPD. Por exemplo, toda a Europa possui a lei GDPR, em que a nossa lei brasileira se encaixa. Mas é necessário pesquisar bem onde serão armazenados esses dados, pois caso passe por algum país fora da lei, já será motivo para sua empresa ser multada.
3° Retenção de dados
Na Lei LGPD, é descrito que os dados devem mostrar os propósitos da retenção de dados. Isso inclui especificar e informar ao usuário que não haverá outra finalidade a não ser a proposta. Isso serve para que o usuário tenha a segurança de compartilhar esses dados.
Além disso, a pessoa dona dos dados pode solicitar a anonimização, bloqueio ou eliminação dos dados que sejam desnecessários ou excessivos, segundo o artigo 18. Para não haver problemas, o ideal é ter um prazo de retenção desses dados, e informar para o usuário. Assim, ele sabe que após esse tempo pré-determinado, seus dados serão apagados.
O Penso Mail Zimbra ajuda a sua empresa a se adequar à lei LGPD
O Penso Mail Zimbra é uma plataforma que facilita muito as empresas a se adequarem à Lei LGPD. Isso porque ela possui recursos baseados nas regras, cumprindo-os e oferecendo segurança e confiança para as corporações. Saiba abaixo os principais benefícios do Penso Mail Zimbra!
Duplo fator de autenticação
A plataforma oferece cibersegurança através do duplo fator de autenticação. Com ela, o usuário possui uma senha temporária para verificar a sua identidade, criada temporariamente e utilizada uma única vez. Assim, seus dados ficam protegidos e não possuem risco de serem vazados por terceiros, ou dos usuários sofrerem ataques cibernéticos.
Criptografia
Mesmo que a Lei LGPD não obrigue o uso da criptografia, nossa ferramenta oferece mais segurança ao cliente. Ela torna os dados pessoais ininteligíveis de forma técnica no servidor. Assim, outras pessoas não conseguem acessá-los, além de ser possível garantir a confidencialidade dos dados armazenados.
Archiving opcional
A solução de archiving mantém a cópia original de todas as mensagens enviadas e recebidas do seu domínio pelo tempo necessário. Dessa forma, é possível ter mais controle sobre os dados da sua empresa. Essa solução está diretamente ligada à regra de retenção de dados, pois consegue provar qualquer questionamento do titular do dado.
Gestão de identidade e acessos
A gestão de identidade e acessos oferecida pela ferramenta é feita através de logs de auditoria. Eles são capazes de fornecer um histórico das mudanças feitas no sistema. Ou seja, tudo que for alterado, será armazenado em um índice de formato textual. Assim, caso for preciso, haverá um histórico de acessos e quem realizou as mudanças.
Dados armazenados em um país em compliance com a LGPD
O armazenamento dos dados, como vimos, precisa ser feito no Brasil. E é difícil encontrar soluções que garantam a localização desses dados. Mas nós oferecemos uma forma de armazenamento diferenciada. Isso porque os nossos dados ficam hospedados em um datacenter no Brasil, comprovando a segurança dos dados perante à lei.
Nossa ferramenta ainda apresenta diferentes planos para você encontrar o que melhor se aplica a sua empresa. Todos eles seguem o cumprimento da Lei LGPD, para dar confiança e proteção para você. Além disso, possuímos uma equipe de suporte especializada para retirar todas as possíveis dúvidas sobre a ferramenta.
Quer conhecer a plataforma e deixar sua empresa em dia com a lei? Então, acesse o nosso site e saiba mais sobre os planos do Penso Mail Zimbra!
