Mais um parceiro da Penso Tecnologia conta com o serviço de e-mail e colaboração PensoMail Zimbra. Trata-se da Prefeitura de Nova Lima (MG).
Segundo os responsáveis pela área de TI, Rafael Tadeu de Oliveira Martins, coordenador de TI, e Thiago Clemente Guimarães, coordenador de Projetos, a Prefeitura precisava substituir a ferramenta de e-mail corporativo utilizada devido a limitação de recursos contratados na ferramenta.
Por isso, depois do processo de licitação, contrataram o PensoMail Zimbra. A nova solução tem sido bastante elogiada pelos servidores públicos municipais.
Como era antes do PensoMail Zimbra
Segundo os profissionais, o contrato anterior contemplava uma configuração muito básica, limitação de caixas postais e a capacidade da caixa de e-mails era de apenas 2 GB.
“Não tínhamos um controle das mensagens, era uma ferramenta muito instável. Parava duas ou três vezes por dia, e ainda ficávamos uma hora com o suporte na linha para resolver problemas”, conta Rafael, coordenador de TI.
Segundo o coordenador de Projetos, Thiago Clemente Guimarães, o painel administrativo da solução era limitado e não havia muito o que fazer para mudar a situação.
“Nem utilizávamos uma página de web para fazer o acesso. Usávamos apenas o programa de gerenciamento de e-mail e, mesmo assim, só funcionava no programa Thunderbird. Pelo fato de ser tão limitada, com o tempo foi diminuindo o número de usuários”, conta ele.
Na verdade, segundo eles, a ferramenta foi usada como um paliativo, pois a solução de gerenciamento de e-mail do Windows estava totalmente desatualizada, cheia de problemas e não havia como recuperá-la.
Assim, para que a prefeitura não ficasse sem nenhuma estrutura de e-mail corporativo, eles conseguiram esta ferramenta de um parceiro que a disponibilizou em um preço mais acessível. A ferramenta foi usada de 2017 até quando a Penso ganhou a licitação em dezembro de 2019.
Desde abril de 2020, quando começou a incorporação do PensoMail Zimbra, a equipe está fazendo a migração dos e-mails.
Conscientização ajudou na adesão à ferramenta
Rafael e Thiago contam que para conseguir a adesão dos colaboradores à ferramenta foi feito um trabalho intenso de divulgação pela Secretaria de Comunicação da instituição.
Várias peças foram lançadas nos primeiros meses de 2020 para informar sobre a mudança de plataforma de e-mail, sendo que após a migração foi publicado um manual básico sobre o PensoMail Zimbra, conta Thiago. “A divulgação foi feita para mais de 4 mil servidores. Quando começamos o projeto foi bem tranquilo, porque tínhamos um cronograma bem estruturado. ”
“Apesar de uma certa resistência à novidade por parte de alguns colaboradores, a maioria está se acostumando, além do que a prefeitura lançou várias políticas para fazer as pessoas aderirem à ferramenta. Assim, acabamos consolidando a ferramenta”, destaca Rafael.
Benefícios do PensoMail Zimbra
Segundo Thiago, a principal vantagem do PensoMail Zimbra é a estabilidade da ferramenta. “Poucas vezes eu vi um serviço de suporte tão bom como o do PensoMail Zimbra. Na maioria das vezes, o suporte foi feito pela ferramenta de chamadas. Os chamados foram feitos de acordo com o SLA. Quando temos mais urgência, o atendimento é feito na hora por um técnico e ficamos muito satisfeitos com o atendimento
Outra questão importante é sobre o ganho na segurança que a ferramenta proporciona aos usuários. Segundo Rafael, agora é possível ter controle do que entra e sai pelos e-mails. E agora com o PensoMail Zimbra eles têm ferramentas de auditoria que os ajudam com muitas informações.
Além disso, como destaca Thiago, eles contam com o AntiSpam Barracuda e um conjunto de funcionalidades que auxilia na auditoria das mensagens. Os colaboradores usam também o chat e o compartilhamento de arquivos.
A migração para o PensoMail Zimbra continua em Nova Lima
Segundo os técnicos, a migração para o PensoMail Zimbra ainda não acabou. “Temos uma fila de usuários esperando para fazer a migração de e-mails. Mas quem está usando já se adaptou à ferramenta e elogia bastante”, destaca Thiago.
Atualmente, 681 contas foram transferidas para o PensoMail Zimbra, mas eles esperam no total criar pelo menos 1.200 contas. O contrato é válido por 5 anos.
A Penso Tecnologia levou inovação e facilidade, além de segurança para os processos de colaboração da prefeitura de Nova Lima.
Veja como reduzir custos com e-mail corporativo em sua empresa, mas com a mesma qualidade de serviço. Conheça o PensoMail Zimbra e escolha ferramentas mais inteligentes para seus colaboradores.
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