Hoje em dia, a maior parte das comunicações nas empresas ocorrem via e-mail corporativo. Portanto, se você é um empresário ou gestor, à medida que a sua empresa cresce no mercado, aumenta sua demanda e com isso a necessidade de escolher o melhor provedor de e-mail para a sua empresa, pois ela passa credibilidade e confiança nos negócios e comunicações.
Um e-mail corporativo traz inúmeras vantagens em comparação a um e-mail comum, pois permite o uso de uma hospedagem de domínio profissional, espaço de armazenamento, suporte, e ferramentas de segurança, como antispam e autenticação de dois fatores.
Antes de tomar uma decisão, lembre-se de avaliar todos os recursos tecnológicos e organizacionais oferecidos pelos provedores de e-mail do mercado. Trazemos abaixo algumas dicas de como escolher o melhor provedor de email para empresas.
O que considerar na hora de escolher o melhor provedor de e-mail para sua empresa?
A princípio, para escolher o melhor provedor de email corporativo, é preciso avaliar as características dos provedores de e-mail corporativo, suas vantagens e desvantagens, através de alguns pontos importantes:
Necessidades
Em primeiro lugar, faça um levantamento que aponte as suas necessidades de e-mail corporativo em sua empresa, levando em consideração como é a rotina dos colaboradores, quais as ferramentas e protocolos mais utilizados, o que já está bom e o que precisa melhorar. A princípio, tenha em mente o tamanho da sua equipe e a sua estrutura organizacional ao escolher um pacote de e-mail. Lembre-se de verificar qual é a possibilidade de escalabilidade que o fornecedor de e-mail corporativo oferece;
Capacidade de integração
Os recursos de integração são fatores de grande importância quando se trata de aumentar os níveis de eficiência na empresa. Portanto, entenda se o seu provedor possui todos os recursos necessários para integrar seus e-mails a qualquer outros sistema que você já utiliza em sua empresa, pois assim você consegue unificar os sistemas e funções de forma ágil, facilitando a rotina os usuários;
Antispam
Os filtros de spam são de vital importância para a saúde de seu e-mail corporativo e os melhores provedores de e-mail oferecem opções de configuração básicas e avançadas para lhe manter seguro contra phishing e poupando tempo com e-mails desnecessários;
Armazenamento
Os melhores provedores de email corporativo também oferecem recursos como espaço de armazenamento na nuvem. Diferentemente dos e-mails comuns, os e-mails profissionais permitem que você armazene maiores volumes de mensagens e anexos que foram recebidos, podendo até mesmo compartilhar com seus contatos.
Experiência do Usuário (User Experience, a popular UX)
Procure um provedor com uma usabilidade intuitiva do usuário para facilitar o dia-a-dia de seus colaboradores. Dessa forma seu time terá seu tempo otimizado através de uma experiência mais intuitiva, podendo assim se focar nas atividades de sua função..
Segurança
A proteção dos e-mails pode ser um problema sério se não tratado com a devida importância. É preciso saber se o seu provedor de e-mail corporativo é compatível com os padrões de segurança do SPF (Sender Policy Framework) e DMARC (Autenticação de mensagem baseada em domínio, relatórios e conformidade). Além disso, convém usar criptografia de ponta a ponta e adotar os mais recentes padrões de segurança para evitar ataques de ransomware e phishing.
Mobilidade
Na hora de escolher um provedor verifique se ele oferece integração com dispositivos móveis, como tablets e smartphones. Atualmente, por conta do novo modelo na dinâmica de trabalho, é fundamental que os funcionários possam acessar seus e-mails e outras ferramentas de trabalho em qualquer lugar com a mesma segurança que o escritório proporciona;
Custos
É importante pensar na relação custo-benefício que o provedor oferece, levando em consideração que, muitas vezes, uma opção muito barata pode não oferecer as melhores e mais recentes proteções de segurança ou os tipos de recursos necessários para o uso rotineiro. Em contramão, os provedores de maior custo costumam entregar soluções bem completas, porém não costumam ter planos modulares, quando se trata de escalabilidade, fazendo com que muitas vezes o cliente contrate inúmeras funções que não são utilizadas por boa parte da empresa. Ainda há um meio termo, soluções modulares e personalizadas, que se encaixam nas suas necessidades com um preço justo.
Estabilidade
Este é um ponto de confiança na hora de escolher o provedor: a estabilidade, isto é, o tempo em que ele estará on-line e disponível para a sua utilização. A estabilidade é medida pelo Nível de Serviço, o famoso SLA (Service Level Agreement). Qualquer provedor que apresente um SLA menor que 99,5%, já pode trazer prejuízo.
Diferenças e aplicações de diversos provedores
Ao escolher o melhor provedor de e-mail para a sua empresa, podemos destacar o Microsoft 365, Google Workspace e o PensoMail Zimbra. Para te ajudar a escolher o melhor provedor de e-mail corporativo, a Penso Tecnologia separou as vantagens de cada uma. Confira abaixo:
Microsoft 365
O Microsoft 365 (antigo Office 365) inclui uma série de serviços, sob uma única assinatura mensal por usuário. Oferecido sobre uma plataforma bem conhecida dos usuários da Microsoft: o Outlook on-line, o espaço para armazenamento de e-mails é de 50 Gb por usuário.
Entre as características do Microsoft 365 se destacam:
- Serviço de email profissional mais usado no mundo;
- Total integração com o Active Directory, que possibilita sincronizar e gerenciar contas de usuários para os dois ambientes (Outlook e nuvem);
- Armazenamento não compartilhado;
- Administração com interface simplificada, o que permite incluir usuários, grupos, recursos, solicitar suporte, gerenciamento de domínios e licenças, bem como atualizações da plataforma;
- Auditoria e segurança, que ajuda a rastrear as ações executadas em uma caixa de correio e exportar logs de auditoria para reduzir processos de crimes digitais e roubo de propriedade intelectual.
- Backup não é garantido pela Microsoft.
Google Workspace
O Gmail faz parte do sistema do Google Workspace (antigo G Suíte), que é uma das ferramentas oferecidas em pacotes com perfis diferentes, incluindo uma série de ferramentas de colaboração e performance. Entre as características do Google Workspace, destacam-se:
- Espaço de armazenamento: o e-mail Gmail conta com, no mínimo, 30 GB de espaço por caixa;
- Acesso por vários dispositivos e aplicativos móveis: tanto pelo computador, quanto smartphones e tablets;
- Facilidade de organização: possibilita armazenamento das mensagens;
- Funcionamento na web e no Outlook;
- Sincronismo móvel, agendas integradas e lembretes inteligentes, permite que os colaboradores trabalhem utilizando os mesmos arquivos simultaneamente.
O que o PensoMail Zimbra oferece
Muito além de uma conta de e-mail, o PensoMail Zimbra é uma suíte de colaboração completa, tendo como base o Zimbra, maior provedor de e-mail de código aberto do mundo e personalizado pela Penso Tecnologia, se adequando às necessidades e realidades das empresas brasileiras, com um alto nível de segurança, sendo o único provedor nacional com com certificação ISO 27001.
No momento, é considerado o melhor provedor de email para empresas. Suas vantagens frente aos outros players são claras.
Com a plataforma do PensoMail Zimbra, sua empresa terá a possibilidade de fazer o compartilhamento de pastas, contatos, documentos e tarefas com segurança, acesso e edição de qualquer lugar.
Ao escolher o melhor provedor de e-mail para a sua empresa Entenda o que a PensoMail Zimbra oferece, entre outros benefícios:
- Chat em tempo real;
- Videoconferência corporativa via Web;
- Antispam Barracuda;
- Administrador simplificado;
- Sincronização do Outlook;
- Protocolo Exchange ActiveSync;
- Assinatura corporativa automática;
- Melhor custo-benefício do mercado;
- Segurança com o antivírus ClamAV®;
- Design moderno e inovador;
- Contratação modular, com vários modelos de contas de e-mail;
- Suporte técnico para administradores e usuários;
- Solução adequada às exigências das novas normas da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados);
- Caixas de e-mail unitárias a partir de R$ 4,99;
- Solução certificada pela ISO 27001.
Confira abaixo um vídeo mostrando os diferenciais do PensoMail Zimbra, a melhor solução de email e colaboração para a sua empresa.
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